Gerenciamento administrativo

Significado de Gestão Administrativa

Gestão Administrativa é um termo relacionado com a concepção e gestão de toda a estrutura da organização. Envolve o monitoramento das atividades diárias da organização para garantir a continuidade ininterrupta no ambiente de ritmo acelerado de hoje. A gestão administrativa é uma teoria administrativa que se concentra na criação de uma estrutura administrativa formalizada, desenvolvendo uma hierarquia adequada de autoridade, decidindo suas principais funções e responsabilidades e a divisão adequada do trabalho dentro da organização. É função muito chave para cada organização que permite a gestão da informação através das pessoas. Os gerentes administrativos ficam de olho no fluxo de informações dentro da organização para que todos os recursos sejam utilizados de forma eficiente para uma melhor produtividade. Quer saber mais sobre gestões administrativa, acesse http://azulservice.com.br/

Funcionalidades da Gestão Administrativa

  1. Estrutura Administrativa Formalizada: A gestão administrativa envolve a concepção de uma estrutura administrativa formalizada para o bom funcionamento da organização. Sob essa estrutura, há uma hierarquia clara de autoridade de cima para baixo, denotando suas responsabilidades e funções.
  2. Divisão do Trabalho: Envolve uma divisão adequada do trabalho entre os vários departamentos da organização. Os trabalhadores são alocados em tarefas com base em suas habilidades e qualificações, o que permite obter a eficiência ideal.
  3. Fluxo de informações adequado: A gestão administrativa garante que haja uma rede adequada de fluxo de informações para a tomada de decisões dentro da empresa. Ele se concentra em estabelecer um canal de comunicação onde haja fluxo livre de informações em ambas as direções entre supervisores e trabalhadores.
  4. Define Papéis e Responsabilidades: A Teoria da gestão administrativa preocupa-se com a descrição clara dos papéis e responsabilidades de cada pessoa que trabalha dentro da organização. Cada supervisor tem autoridade delegada para influenciar atividades relevantes para seu campo e especialização.
  5. Registro Oficial: Envolve a manutenção de um registro sistemático de cada atividade comercial de uma organização. Todas as contas são devidamente mantidas, registrando cada despesa e receita do negócio regularmente para evitar discrepâncias.

Funções da Gestão Administrativa

  1. Planejamento de atividades de negócios: Os gerentes administrativos realizam a tarefa de fazer planos adequados em relação às várias tarefas a serem executadas dentro da organização. Todos os planos e políticas são elaborados com o objetivo de atingir as metas desejadas.
  2. Gerenciamento do Projeto: O gerenciamento eficaz do projeto é essencial para garantir sua conclusão de acordo com o cronograma decidido. Os gerentes administrativos executam a tarefa de supervisionar todas as atividades relacionadas ao projeto realizadas para garantir o resultado desejado.
  3. Criação de Orçamento: Desenvolve um orçamento ótimo para a realização das atividades do projeto empreendido. É dever dos gerentes administrativos supervisionar todas as atividades e garantir que todas as despesas estejam dentro dos limites do orçamento pré-alocado.
  4. Contratação e treinamento de funcionários: A presença de funcionários certos dentro da organização é essencial para obter melhores resultados. O gerenciamento administrativo eficaz se concentra na contratação de candidatos certos e em fornecer treinamento de acordo com os requisitos de trabalho da organização.
  5. Monitoramento do desempenho dos funcionários: A gestão administrativa fica de olho no desempenho das pessoas que trabalham dentro da organização. Supervisionar as atividades dos funcionários ajuda a descobrir deficiências e manter a eficiência necessária.
  6. Manuseio de Contas a Pagar/Receber: Mantém contas apropriadas para registrar todas as transações financeiras da organização. Toda e qualquer transação feita com credores e devedores são mantidas adequadamente para evitar erros e confusões.
  7. Foco na Redução de Custos: A gestão administrativa visa alcançar maior eficiência na execução das atividades da empresa. Realiza diversas pesquisas e análises para obtenção de técnicas de produção que auxiliem na minimização de custos globais.

Princípios de Gestão Administrativa

Existem 14 princípios de gestão dados por Henri Fayol

    1. Divisão do Trabalho – Significa dividir o trabalho entre os indivíduos em vários departamentos da organização. A divisão do trabalho é feita de acordo com as habilidades das pessoas o que leva à especialização, a especialização ajuda a aumentar a eficiência geral que resulta no aumento da lucratividade e produtividade da empresa.
    2. Autoridade – Manter um equilíbrio adequado entre a autoridade (poder) e as responsabilidades (deveres) é necessário para um funcionamento eficaz de acordo com Henri Fayol. Os gerentes devem ter autoridade para dar ordens com referência às suas responsabilidades. Caso o gerente tenha mais autoridade do que responsabilidades sobre ele, então ele pode abusar de seus poderes. Por outro lado, em caso de responsabilidade excessiva, os gestores podem ficar frustrados.
    3. Disciplina- Disciplina significa respeitar e obedecer às regras e regulamentos que regem a organização. Essas regras devem ser rigorosamente seguidas e não devem ser quebradas. O discípulo pode ser de 2 tipos: autodisciplina e disciplina forçada. Para manter a disciplina, é necessário um julgamento imparcial e uma supervisão adequada.
    4. Unidade de comando – A unidade de comando afirma que cada funcionário deve prestar contas a apenas um empregador. Um subordinado deve receber ordens e se reportar a apenas um superior. A dupla subordinação deve ser evitada, pois coloca várias dificuldades no funcionamento dos gestores.
    5. Unidade de direção – Unidade de direção significa que todos os membros da equipe trabalhando para o mesmo objetivo devem ser dirigidos por um superior usando um plano. Isso levará a uma coordenação adequada das ações realizadas pela organização.
    6. Subordinação do interesse individual ao interesse geral – Significa que o interesse da organização deve sempre ser mantido supremo pelo gerente. O interesse de qualquer indivíduo ou grupo não deve ter muita importância ou prevalecer sobre o interesse geral da empresa, caso contrário pode levar ao colapso da organização.
    7. Remuneração- Envolve o pagamento de uma remuneração justa a todos os funcionários de acordo com o trabalho realizado por eles. A empresa deve adotar uma política de remuneração justa, pois influencia o nível de satisfação dos colaboradores. Uma boa remuneração é necessária para adquirir funcionários qualificados e obter melhor desempenho. A política deve incluir compensação em termos financeiros e não financeiros.
    8. Centralização – Preocupa-se com a distribuição do nível de autoridade em vários níveis de gestão e afirma que deve ser feito um equilíbrio adequado na divisão de autoridade. Na centralização, a autoridade para a tomada de decisão é apenas com os gerentes de nível superior e os subordinados não têm nenhum papel na tomada de decisão. Ao passo que, na descentralização, mesmo os subordinados têm algum direito de participar da tomada de decisões. Manter um equilíbrio adequado entre o grau de centralização e descentralização é essencial para o bom funcionamento da organização.
    9. Cadeia Escalar- Cadeia Escalar é uma linha formal de autoridade, responsabilidade e comunicação de uma empresa. Também é denominado como cadeia de comando, que descreve a hierarquia de autoridade do nível superior ao inferior e o relacionamento entre superiores e subordinados dentro da organização. Ele diz qual indivíduo está onde na organização.
    10. Ordem – Tudo na organização deve estar no lugar certo na ordem certa e na hora certa. Uma ordem adequada para todos os materiais e pessoas é necessária para o funcionamento adequado. Deve-se também garantir que o ambiente de trabalho seja seguro, limpo e arrumado.
    11. Equidade – Equidade é uma combinação de justiça e bondade. Isso significa que um empregador deve lidar com gentileza e mostrar justiça para todos os seus funcionários da mesma maneira. Desenvolve um senso de lealdade entre os funcionários que trabalham na organização.
    12. Estabilidade da Posse do Pessoal – Os funcionários devem receber segurança no emprego e vários programas de melhoria de carreira que aumentem sua produtividade. Um tempo adequado para ser dado a eles para se estabelecerem em seus empregos, pois a instabilidade diminuiria sua eficiência.
    13. Iniciativa – Cada funcionário deve ter a liberdade adequada para desenvolver e executar planos. Todos os funcionários devem ser incentivados para uma iniciativa, pois proporciona satisfação a eles que leva ao sucesso da empresa.
    14. Esprit de corps- Esprit de corps significa “Espírito de Equipe” e envolve a promoção do espírito de equipe dentro da organização. Isso levará à unidade, harmonia e cooperação entre os funcionários que trabalham na empresa. Isso impediria qualquer política de dividir para reinar, o que proporcionaria uma grande fonte de força, aumentando assim a qualidade geral.
Fonte de Reprodução: Getty Imagem

Aplicação da Gestão Administrativa

  1. Estabelecimento de metas – A teoria da gestão administrativa é amplamente utilizada para definir as metas de uma organização. A identificação de metas ajuda a decidir um plano de ação claro para a realização de tais metas. Essa estratégia de gestão realiza uma análise das contribuições recebidas de dentro da organização para a definição de metas. O Blog Azul Service detalha outras coisas importantes sobre gestões administrativas, veja a seguir http://azulservice.com.br/blog/
  2. Estabelecendo Padrões – Concentra-se no estabelecimento de um conjunto de padrões para fornecer valor às partes interessadas. Esses padrões são aplicados para garantir que todos os produtos ou serviços produzidos sejam de qualidade aceitável.
  3. Gestão de Desempenho – Esta estratégia de gestão é usada para revisar o desempenho da organização de tempos em tempos. A teoria da gestão administrativa garante que todas as atividades estão indo de forma eficiente na direção certa para o alcance das metas. O feedback dos membros da equipe é incentivado e as orientações para seus papéis são fornecidas para obter o resultado desejado.
  4. Controle Orçamentário e Gestão de Custos – A estratégia de gestão administrativa acompanha todas as movimentações financeiras que ocorrem. Ele decide um orçamento adequado para realizar o produto empreendido e garante que todas as atividades estejam dentro dos limites do orçamento pré-alocado. Ele trabalha para minimizar o custo envolvido, concentrando-se na adoção de técnicas de baixo custo.
  5. Desenvolvimento de Liderança – Estratégia de gestão administrativa eficaz concentra-se no desenvolvimento de qualidades de liderança entre os membros da equipe. Destina-se a promover líderes de dentro da organização que são úteis para aumentar a produtividade.
  6. Team Building- Esta teoria de gestão visa promover um senso de unidade e harmonia entre os membros da equipe que trabalham em uma organização. Ele implementa estratégias de team building para motivar as pessoas para seus papéis. A formação de equipes também resulta no desenvolvimento de melhores relacionamentos entre os membros da equipe e lealdade para com a empresa.

Importância ou Vantagens da Gestão Administrativa

    1. Situação Financeira Saudável: A gestão administrativa tem um papel eficiente na gestão dos assuntos financeiros da organização empresarial. É uma estratégia de gestão que foca em manter todas as despesas dentro do orçamento decidido. Ele supervisiona todas as finanças da empresa e garante que não haja desperdício de dinheiro, o que ajuda a manter uma situação financeira saudável.
    2. Maior Produtividade: Visa obter a melhor coordenação de todos os recursos para obter o máximo rendimento. A teoria da gestão administrativa combina os membros das equipes com suas tarefas de acordo com suas capacidades, o que leva a resultados mais rápidos e maior produtividade.
    3. Facilita na obtenção de objetivos: Esta estratégia eficiente de gestão auxilia na realização dos objetivos primordiais da empresa. Toda política é estruturada após uma análise crítica dos projetos de negócios que leva a melhores ações e fácil alcance das metas desejadas.
    4. Decisões Baseadas em Dados: A teoria da gestão administrativa evita a base de qualquer suposição ou capricho no processo de tomada de decisão da organização. Todas as decisões são tomadas com base em informações coletadas relacionadas às atividades passadas e presentes da organização e também às perspectivas futuras.
                                                 

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